EXCEL

Vous trouvez que l'utilisation du clavier est parfois plus rapide que celle de la souris ? Les touches de raccourci vous permettent d'éviter les menus et d'exécuter des commandes directement. Pour obtenir la lise exhaustive des raccourcis, demandez de l'aide au Compagnon Office : appuyez sur F1 pour l'afficher, puis tapez touches de raccourci dans la zone de texte. Voici quelques unes des touches de raccouci les plus utiles dans Excel.

 
Sélectionner la colonne active
Sélectionner la ligne active
Atteindre le début du document
Atteindre la fin du document
Coller une fonction dans une cellule
Entrer la date
Entrer l'heure
Tout sélectionner
Copier
Coller
Annuler
Enregistrer
Imprimer
Ouvrir
 
CTRL + ESPACE
MAJ + ESPACE
CTRL + ORIGINE
CTRL + FIN
MAJ + F3
CTRL + (point virgule)
CTRL + (deux points)
CTRL + A
CTRL + C
CTRL + V
CTRL + Z
CTRL + S
CTRL + P
CTRL + O
Pour créer un classeur partagé pouvant être utilisé simultanément par plusieurs personnes, effectuez la procédure suivante :Créez le classeur à partager : étant donné que les feuilles de calcul de votre classeur seront utilisées par différentes personnes, veillez à mettre en forme le contenu de façon claire et concise. Vous pouvez ajouter des commentaires de cellule comprenant des instructions et des conseils d'utilisation. Dans le menu Outils, cliquez sur Partage du classeur Excel. Lorsque la boîte de dialogue correspondante s'affiche, cliquez sur l'onglet Modification. Cliquez sur OK pour enregistrer le classeur.La mention "partagé" s'affiche alors entre parenthèses dans la barre de titre, indiquant que vous modifiez désormais un classeur multi-utilisateur ou partagé. Tant que la case à cocher Modification autorisée est activée sous l'onglet Modification, vous ne pouvez ni enregistrer de formules dans le classeur ni modifier la mise en forme des cellules.Attention : pour que le classeur partagé fonctionne correctement, vos collègues de travail doivent ouvrir la même copie du classeur partagé à partir d'un dossier réseau partagé et non des copies distinctes à partir de leur disque dur personnel. Les utilisateurs savent que le classeur est partagé si la mention "partagé" s'affiche dans la barre de titre.Utilisez l'exploreur Windows pour copier le classeur partagé vers un dossier partagé sur votre réseau, puis informez vos collègues qu'ils peuvent utiliser le fichier. A partir de cet instant, dès qu'un utilisateur enregistre des modifications dans le classeur partagé, celles-ci sont copiées dans la liste partagée et les modifications effectuées par les autres uitlisateurs sont également téléchargées dans leur système. Excel traite et répartit les révisions automatiquement.
Vous voulez utiliser les outils de dessin d'Excel pour mettre en avant certaines données d'une feuille de calcul. Par exemple, à l'aide de la souris, vous pouvez placer très facilement un cercle autour des valeurs essentielles d'un tableau. Il suffit de maintenir la touche Maj enfoncée pendant que vous tracez une ellipse. Mais, au lieu de cliquer sur l'icône représentant une ellipse, vous avez malencontreusement activé l'icône Ellipse pleine. Et vous vous êtes aperçu de l'erreur une fois le cercle terminé. Sachez que vous n'êtes pas obligé d'effacer ce dernier. Modifiez-le. Pour cela, sélectionnez-le et effectuez un clic droit. Choisissez Format dans le menu contextuel. Puis, dans la zone Remplissage de la page définie par l'onglet Motifs, cochez aucun. Cette manipulation est possible avec quatre icônes : les trois premières représentant des formes pleines prédéfinies (l'ellipse, le rectangle et l'arc de cercle) et la dernière une forme pleine libre.
A partir de la version 97, Excel dispose d'un gestionnaire de vue qui permet de présenter les différentes feuilles de calcul d'un classeur. Pour que votre présentation ait plus d'impact, placez une photo dans d'arrière-plan d'une feuille. Pour cela, choisissez la commande Feuille du menu Format, puis cliquez sur Fond. Dans la fenêtre de dialogue qui s'affiche alors, sélectionnez l'image à insérer.
N'importe lequel des formats graphiques en mode point ou vectoriels installés sur votre système est accepté. Validez ensuite de votre choix. Notez que seule la feuille de calcul affichée reçoit l'image en arrière-plan. Ensuite, si vous désirez supprimer cette illustration, rappelez la fenêtre de dialogue qui permet de choisir une image puis cliquez sur aucun.
Pour passer d'une feuille à une autre dans un document Excel, vous devez utiliser les onglets situés en bas à gauche de la fenêtre Excel. Si votre document Excel est composé de plusieurs feuilles, il est plus pratique d'utiliser un simple lien hypertexte pour changer de feuille (pour par exemple avoir les détails d'un calcul se trouvant sur une autre feuille). Pour cela, sélectionnez la case contenant votre texte qui servira de lien hypertexte puis cliquez dessus avec le bouton droit de la souris. Dans le menu contextuel qui apparaît, cliquez sur la commande Lien hypertexte puis dans la zone Lien Hypertexte de la nouvelle fenêtre, cliquez sur le bouton Emplacement dans ce document. Sélectionnez enfin le nom de votre feuille vers laquelle vous souhaitez faire pointer cet hyperlien puis cliquez sur le bouton Ok.
Vos documents Excel comportent généralement des données confidentielles (comptes bancaires, etc). Les dernières versions d'Excel (2002/2003) incorporent une fonctionnalité permettant de protéger efficacement un document Excel des regards indiscrets en y appliquant un mot de passe à l'ouverture ce celui-ci. Pour cela, une fois votre document Excel ouvert, allez dans le menu Outils puis Options. Dans la fenêtre qui apparaît à l'écran, rendez-vous dans le menu Sécurité. Saisissez votre mot de passe dans le champ Mot de passe pour la lecture, puis cliquez sur le bouton Options avancées. Dans la liste déroulante, optez pour le type de cryptage RC4, Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0. Laissez la valeur 128 en longueur de clé, puis validez en cliquant sur OK. Votre document Excel est désormais protégé par mot de passe lors de son ouverture.
Pour protéger certaines cellules contre l'ajout de donnée par un autre utilisateur, sélectionnez les cellules à protéger puis choisissez la commande Cellule du menu Format. Dans l'onglet Protection, décochez la case Verrouillée puis validez. Dans le menu Outils, cliquez sur Protection puis sur Protéger la feuille. Choisissez un mot de passe puis validez par OK. La feuille est alors protégée et seules les données entrées dans les cellules non protégées sont possibles. Pour les autres cellules, votre mot de passe est nécessaire
Pour insérer une ligne dans une feuille Excel, vous cliquez avec le bouton droit de la souris à l'endroit de l'insertion puis choisissez la commande Insertion. Plutôt que de refaire cette manipulation lors de l'insertion de plusieurs lignes, sélectionnez au dessus de l'endroit de l'insertion, autant de lignes que le nombre de lignes à insérer. Cliquez ensuite sur la bouton droit de la souris puis choisissez la commande Insertion. Les lignes se décalent pour ajouter autant de lignes vierges que la sélection.
Pour gagner de la surface d'affichage, vous pouvez travailler en mode Plein écran. Pour cela, il suffit simplement de cliquer sur le menu Affichage puis sur Plein écran. Le problème c'est que les menus semblent avoir disparu. Vous pouvez tout de même encore y accéder en déplaçant le curseur de la souris tout en haut de votre écran. La barre de menu apparaît alors vous permettant d'accéder à toutes les fonctionnalités de votre traitement de texte ou de votre tableur. Pour revenir à l'affichage standard, cliquez sur le bouton Fermer le plein écran ou appuyez sur la touche Echap.
Dans une feuille Excel, si vous possédez une cellule contenant un résultat (une somme d'autres cellules par exemple), vous pouvez modifier automatiquement son style (couleur, police, taille, etc) suivant sa valeur. Pour cela, sélectionnez cette cellule de résultat, puis déroulez le menu Format et cliquez sur Mise en forme conditionnelle. Sélectionnez alors la condition d'affichage. Par exemple, La valeur de la cellule, inférieure à puis saisissez 0, et cliquez sur le bouton Format pour sélectionner dans l'onglet Motifs la couleur rouge. Dans cet exemple, si votre résultat est négatif, la cellule sera automatiquement rouge.
A chaque fois que l'on crée un document dans Excel, il contient trois feuilles différentes. Mais la plupart du temps, une seule feuille est utilisée. Vous pouvez éliminer les feuilles supplémentaires en réduisant la valeur par défaut. Dans le menu Outils, cliquez sur Options. Dans l'onglet Général, modifiez alors le Nombre de feuille de calcul par nouveau classeur. Cliquez alors sur OK.