OUTLOOK

Les raccourcis clavier permettent de gagner du temps dans n'importe quelle application. Outlook sous toutes ses versions ne déroge pas à la règle.

Pressez simultanément les touches Ctrl et R pour répondre à l'auteur d'un message. Pour transférer un message, appuyez simultanément sur les touches Ctrl et F.
Sur Outlook, il faut contacter votre fournisseur d'accès. Vous pouvez aussi mettre un mot de passe afin de limiter l'accès à votre messagerie. Ouvrez le menu "fichier/Gestion de fichiers de données" sélectionnez "Dossiers personnels". Cliquez sur l'onglet "paramètres" puis allez sur "Modifier mot de passe". La case "ancien mot de passe" doit rester vierge. Rentrez deux fois ce mot de passe dans les champs en dessous. Ne cochez pas l'option "Enregistrez ce mot de passe dans votre liste..."
Pour que l'envoi de gros messages se passe sans problème, vous pouvez les scinder en plusieurs paquets. Dans Outlook Express, cliquez sur le menu Outils puis sur Comptes. Dans l'onglet Courrier, double cliquez sur votre compte mail. Dans l'onglet Avancé, cochez la case Scinder les messages supérieurs à xxx Ko en remplaçant xxx par la taille des morceaux. En mettant 500 Ko, les fichiers de tailles supérieures seront envoyés par paquets de 500 Ko et automatiquement rassemblés chez votre correspondant.
Avec Outlook express, il est possible d'égayer vos mails en leur rajoutant de la musique. Pour cela, créez un nouveau message puis cliquez sur le menu Format, sur Arrière plan puis sur Son. Dans la fenêtre Fond sonore, cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier sonore à intégrer au message. Choisissez alors le nombre de répétition ou si le fichier doit être lu indéfiniment en boucle. Cliquez alors sur OK. Votre mail est prêt à partir. Veuillez tout de même à ne pas utiliser de fichiers trop gros pour ne pas saturer la boîte mail des copains.
Dans Outlook Express, une barre indique l'avancé du téléchargement sans pour autant vous renseigner sur la taille du message en cours de téléchargement ni sur le volume total de données à ramener. Pourtant cette fonction très pratique vous permettrait d'avoir une estimation du temps nécessaire pour terminer la réception de vos messages.
Pour bénéficier de cette fonction et savoir la taille de vos messages, lors de leur réception, cliquez sur le bouton Détails >> afin d'ouvrir la fenêtre des tâches en cours d'exécution et en attente. Placez alors le pointeur de votre souris sur la tâche intitulée Recherche de nouveaux messages. Une bulle d'aide s'affiche alors avec la taille du fichier en cours et la taille totale du téléchargement.
Pour les utilisateurs d'Outlook Express, il vous est possible de demander une confirmation de lecture à vos messages c'est-à-dire un accusé de réception lors de vos envois d'e-mails. Ainsi lorsque votre correspondant lit votre e-mail, un e-mail vous est automatiquement envoyé pour vous confirmer que votre correspondant a bien reçu votre message. Pour bénéficier de cet accusé de réception , lors de l'écriture de votre e-mail, activez la commande Demander une confirmation de lecture dans le menu Outils. Si vous souhaitez activer automatiquement cette fonction d'accusé de réception à tous les e-mails que vous rédigez, rendez-vous dans le menu Outils de la fenêtre principale d'Outlook Express, puis sélectionnez la commande Options. Une nouvelle fenêtre apparaît alors, cliquez sur l'onglet Reçus (ou Confirmations, selon les versions) et cochez la case Demander une confirmation de lecture pour tous les messages envoyés.
Outlook Express vous permet d'insérer automatiquement dans tous vos messages une signature préalablement créée. Ainsi, si votre signature est assez longue à taper et afin d'éviter les oublis ou fautes, vous bénéficierez d'un gain de temps conséquent dans l'édition de vos messages électroniques.
Dans le menu Outils, ouvrez les Options et cliquez sur l'onglet Signatures. Ensuite, il suffit de créer une nouvelle signature (bouton Nouveau) que vous pourrez renommer par la suite, si vous créez plusieurs signatures par exemple. Il ne vous reste plus qu'à saisir le texte de votre signature, insérer une image ou encore les deux.
Grâce au bouton Options avancées, vous pourrez affecter la signature que vous avez créé à un de vos comptes mails, si vous en possédez plusieurs ou que d'autres personnes utilisent le logiciel sur votre ordinateur.
Lors de la composition d'un e-mail, pour insérer la signature de votre choix, cliquez sur l'icône Insérer une signature ou rendez-vous dans le menu Insertion puis Signature et sélectionnez celle de votre choix.
Dans Outlook Express, les courriers électroniques que vous effacez sont stockés dans le dossier Éléments supprimés. Ils restent dans ce répertoire jusqu'à ce que vous décidiez de les éliminer définitivement. A l'instar de la corbeille sous Windows, ce répertoire permet de récupérer les messages que vous avez effacé par inadvertance. Ces e-mails occupent alors de l'espace inutilement sur votre disque dur et on oublie souvent de les supprimer. Pour les supprimer automatiquement à chaque fois que vous sortez d'Outlook Express, cliquez sur le menu Outils puis sur la commande Options. Dans l'onglet Maintenance, cochez la case Vider les messages du dossier Éléments supprimés en quittant. Cliquez alors sur le bouton OK pour valider les changements. Les messages du répertoire Éléments supprimés seront automatiquement effacés à chaque fois que vous fermerez le programme Outlook Express.

Pour sauvegarder votre carnet d'adresses d'Outlook Express en lieu sûr, cliquez sur le menu Fichier, sur Exporter puis sur Carnet d'adresses.

Choisissez Fichier texte puis cliquez sur le bouton Exporter. Choisissez un nom de fichier puis cliquez sur le bouton Parcourir pour choisir un emplacement sur votre disque dur ou sur une disquette. Cliquez sur OK puis sélectionnez les champs à exporter puis cliquez sur le bouton Terminer. Un message vous averti de la fin de l'opération. Cliquez sur le bouton Fermer pour revenir à Outlook Express. Pour le réimporter par la suite, il suffit de cliquez sur la commande Importer/ Carnet d'adresses du menu Fichier, de sélectionnez le fichier de sauvegarde puis de cliquez sur le bouton Ouvrir.
Il peut vous arriver un jour de répondre à des messages dont vous rencontrez l'expéditeur pour la première et peut-être pour la dernière fois. Par défaut, Outlook Express enregistre les données de votre correspondant dans votre carnet d'adresses lorsque vous répondez à celui-ci. Pour éviter de stocker inutilement les adresses e-mails de vos correspondants, il suffit de décocher l'option Mettre automatiquement les personnes auxquelles je réponds dans mon carnet d'adresses située dans l'onglet Envoyer du menu Options. A noter que dans certaines versions d'Outlook Express, l'option que vous devez désactiver s'intitule Toujours placer les destinataires de mes messages dans mon Carnet d'adresses et se trouve dans l'onglet Envois.
Par défaut, Outlook Express n'affiche pas la taille des messages que vous recevez ou que vous envoyez. Pour savoir la taille des messages dans Outlook Express, cliquez avec le bouton droit sur la barre juste au dessus des messages (celle avec De, Objet et Reçu) et sélectionnez la commande Colonnes. Cochez alors la case Taille pour rajouter une colonne taille dans la liste de vos messages. Renouvelez l'opération pour chaque dossier.
Il vous est possible d'écrire un nouveau message sans pour autant lancer la messagerie Outlook Express. Dans le menu Démarrer, cliquez sur Exécuter. Tapez alors mailto: puis validez. Il ne vous reste plus qu'à taper votre message et d'indiquer le destinataire.
Lorsque vous avez plusieurs images jointes à un message, vous pouvez les visionner sous forme de diaporama. Pour activer cette fonctionnalité propre à Outlook Express 4, cliquez sur le menu Outils puis sur Options. Dans l'onglet Lecture, cochez la case Afficher plusieurs images sous forme de diaporama. Cliquez ensuite sur les boutons Appliquer et OK. Maintenant dans les messages possédant plusieurs images, 3 boutons apparaîtront sous celles-ci vous permettant de parcourir le diaporama.
L'intégration d'Internet Explorer à Windows permet d'envoyer facilement des fichiers à vos correspondants. Dans l'explorateur, il suffit en effet de sélectionner un ou plusieurs fichiers, de cliquer avec le bouton droit de la souris sur la sélection puis de choisir la commande Envoyer vers puis Destinataire. Outlook Express s'ouvre alors sur un message vierge avec vos fichiers en pièces jointes. Choisissez le destinateur puis cliquez sur Envoyer : le message est parti.
Les fautes d'orthographes ne sont pas très agréables, surtout pour vos correspondants. Il est donc judicieux de vérifier l'orthographe de vos e-mails avant leur envoi. Pour que cela se fasse automatiquement, ouvrez Outlook 2000 ou Outlook Express, cliquez sur le menu Outils puis sur Options. Dans l'onglet Orthographe, cochez la case Toujours vérifier l'orthographe avant l'envoi. Cliquez sur le bouton OK pour appliquer la vérification. Désormais, au moment de l'envoi de vos messages, Outlook vous signalera les fautes d'orthographes.
Dans Outlook Express et Outlook 2000, lorsque vous voulez purger le dossier des éléments supprimés, vous pouvez sélectionner tous les messages puis cliquer sur la commande Supprimer du menu Edition. Mais vous pouvez également cliquez avec le bouton droit sur le dossier Eléments supprimés puis choisir la commande Supprimer. Cela est nettement plus rapide. Dans Outlook Express, cette commande est également présente dans le menu Affichage.
A l'aide du planificateur de tâche Windows, vous pouvez planifier l'envoi et la réception de vos messages. Dans le menu Outils d'Outlook Express, cliquez sur la commande Options. Cochez la case Envoyer et recevoir les messages au démarrage. Dans l'onglet Connexion, cochez la case Raccrocher après l'envoi et la réception. Choisissez votre connexion en cliquant sur le bouton Remplacer. Sélectionnez l'option Toujours établir la connexion par défaut. Vérifiez que votre login et votre mot de passe sont configurés (bouton Paramètres). Validez puis quittez Outlook Express. Cliquez sur le bouton Démarrer/Programmes/Accessoires/Outils système puis sur Tâches planifiées. Double cliquez sur Création d'une tâche planifiée. Dans l'assistant, cliquez sur le bouton Suivant puis sélectionnez Outlook Express dans la liste. Définissez enfin la périodicité de la tâche puis validez. Pour exécutez cette tâche plusieurs fois par jour, cochez la case Ouvrir les propriétés. puis faites vos modifications dans l'onglet Planification.
Afin de mieux organiser la gestion de vos e-mails dès le rapatriement de ceux-ci, vous pouvez créer des règles de message. Ces règles peuvent notamment vous permettre de bloquer certains messages indésirables ou de les classer selon des critères prédéfinis. Le menu de création de règles de message se trouve dans le menu Outils puis Règles de message. Ensuite, il vous suffit de paramétrer vos conditions et les actions à appliquer à ces messages et de sauvegarder cette règle en cliquant sur le bouton Ok. Vous pouvez naturellement changer le nom de cette règle.