WORD

Vous trouvez que l'utilisation du clavier est parfois plus rapide que celle de la souris ? Les touches de raccourci vous permettent d'éviter les menus et d'exécuter des commandes directement. Pour obtenir la lise exhaustive des raccourcis, demandez de l'aide au Compagnon Office : appuyez sur F1 pour l'afficher, puis tapez touches de raccourci dans la zone de texte. Voici quelques unes des touches de raccouci les plus utiles dans Word.

 
Rechercher et remplacer
Aller à la page, section ou ligne
Mettre en gras
Mettre en italique
Atteindre le début du document
Atteindre la fin du document
Tout sélectionner
Copier
Coller
Annuler
Enregistrer
Imprimer
Ouvrir
 
CTRL + F
CTRL + G
CTRL + B
CTRL + I
CTRL + ORIGINE
CTRL + FIN
CTRL + A
CTRL + C
CTRL + V
CTRL + Z
CTRL + S
CTRL + P
CTRL + O

Il existe une option très pratique qui permet d’économiser du papier quand vous travaillez avec le logiciel Word. En effet, vous pouvez imprimer plusieurs pages de documents sur une seule feuille traditionnelle (8,5 X 11).

Pour ce faire, cliquez sur le menu Fichier, puis sur Imprimer. Dans la section Zoom, choisissez alors le nombre de pages que vous désirez imprimer par feuille dans la liste Pages par feuille. Par exemple, sélectionnez 4 pages, si vous désirez que quatre pages soient imprimées sur une même feuille.
Pour utiliser un papier différent pour la première page ou pour les autres pages d'un document, cliquez sur Mise en page dans le menu Fichier. Cliquez ensuite sur l'onglet Alimentation papier. Pour spécifier un bac d'alimentation papier pour la première page du document, cliquez dans la zone Première page sur le bac voulu. Pour spécifier un bac d'alimentation papier pour les autres pages, cliquez dans la zone Autres pages sur le bac souhaité.

Plus la peine de perdre un temps fou à sélectionner séparément les commandes pour que, par exemple, tous les titres de votre rapport soit en gras, en police Arial et en corps 12. Outre la rapidité de mise en forme, les styles présentent un autre avantage. Imaginez qu'une fois votre rapport rédigé et mis en page, vous vous aperceviez que tous vos sous-titres sont trop gros : vous seriez dans l'obligation de les reprendre un par un et de les modifier individuellement. Grâce aux styles, vous effectuez un travail propre sans trop d'effort.

Consultez d'abord les 90 styles prédéfinis par votre traitement de texte. Ouvrez le menu Affichage, puis barre d'outils et cochez la case Mise en forme. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante Style pour accéder directement aux différents styles proposés. Si vous souhaitez en appliquer un à l'un de vos paragraphes, cliquez dans le paragraphe et sélectionnez le style de votre choix.

Si vous n'êtes pas satisfait, revenez à un style vierge en pressant les touches Ctrl + Maj + N. Vous pourrez modifier les styles à tout moment. Vous ne vous perdrez jemais dans le repérage des différents styles, car votre liste déroulante affiche toujours le nom du sytle appliqué au paragraphe dans lequel votre curseur se trouve. C'est le style Normal qui s'affiche si aucun autre n'est appliqué.

Vous avez la possibilité de personnaliser les styles standards de Word. Sélectionnez un paragraphe et appliquez-lui le style à modifier. Ensuite, mettez en forme le paragraphe avec les caractéristiques (polices, formats...) que vous souhaitez lui attribuer. Remarquez que le nom initial du style figure toujours dans la liste. Pour enregistrer vos attributs, cliquez sur le style correspondant dans la liste déroulante et appuyez sur Entrée.

Une boîte de dialogue s'affiche et vous demande si vous souhaitez effectivement redéfinir le style sur la base de votre exemple. Cliquez sur OK. Vous pouvez maintenant retrouver votre style dans la liste.

Sélectionnez le paragraphe concerné, mettez-le en forme avec les attributs de votre choix. Cliquez sur le nom du style dans la liste déroulante, effacez l'ancien nom et renommez-le. Dès que vous appuyez sur Entrée, le nouveau nom apparaît dans la zone prévue à cet effet. Votre style est maintenant définitivement enregistré.
Lorsque vous faites apparaître la liste des styles sur la barre d'outils standard, vous avez la surprise de constater qu'ils sont beaucoup moins nombreux que lorsque vous consultez la même liste dans le menu Format/Style (avec l'option Tous les styles activés). En effet, ne figurent ici que les styles les plus fréquemment utilisés. Cependant, rien n'est plus simple que de les afficher tous sans recourir obligatoirement à ce menu. Il suffit, lorsque vous cliquez sur la flèche faisant apparaître les styles, de maintenir pressée la touche Majuscule.

Word a intégré dans ses paramètres des insertions automatiques. Vous y avez accès depuis la barre d'outils. Placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer un élément. Sélectionner le menu Insertion, et cliquez sur Insertion automatique. Faites glisser le curseur jusqu'à une catégorie d'insertions, puis sélectionnez celle qui vous convient dans le menu déroulant. Pour y accéder plus rapidement, affichez la barre d'outils Insertion automatique. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une barre d'outils, puis sélectionnez Insertion automatique dans le menu qui s'affiche. Vous pourrez insérer un élément à partir de cette barre en cliquant sur le bouton Toutes les entrées puis en choisissant une insertion dans l'une des catégories.

Pour créer une insertion à partir d'un mot, sélectionnez-le dans votre texte. Dans le menu Insertion, cliquez sur Insertion automatique puis sur Nouveau. Dans la fenêtre créer une insertion automatique, donnez un nom à votre insertion, puis validez en cliquant sur le bouton OK.

Attention : l'insertion que vous avez créée est associée au style du paragraphe en cours. La zone des styles est située à l'extrème gauche de la barre d'outils Mise en forme. En cliquant sur la barre d'outils Insertion automatique, vous verrez apparaître une nouvelle catégorie dans le menu déroulant. Elle porte le nom du style du paragraphe dans lequel vous avez créé votre insertion. Si le style que vous avez utilisé n'est pas Normal mais Titre 1 par exemple, le bouton de la barre d'insertion automatique n'indiquera plus Toutes les entrées mais Titre 1 lorsque vous vous trouverez sur un paragraphe de ce style.

Vous pouvez cepandant forcer Word à afficher toutes les insertions automatiques disponibles. Il suffit de maintenir la touche de majuscule enfoncée (SHIFT) et de cliquez sur le bouton central de la barre d'insertion automatique. Vous pouvez aussi créer une insertion automatique en cliquant sur Insertion, Insertion automatique puis sur Insertion automatique... dans le menu déroulant. Dans la fenêtre qui s'affiche, tapez le texte à insérer dans la mention Tapez les insertions automatiques ici. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter. Vous pouvez faire autant d'insertion que vous le souhaitez. Vous pouvez également supprimer une insertion automatique : sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton supprimer et sur OK.
Grâce à la fonction commentaire de Word 7, retrouvez la magie du Post-it. Pour insérer une note, sélectionnez le texte à commenter et activez la commande Commentaire dans le menu Insertion.
Dans la fenêtre qui apparaît au bas de l'écran, saisissez votre annotation. Dans la liste déroulante Commentaire de, choisissez votre nom. Terminez l'annotation en cliquant sur le bouton Fermer. Le texte ainsi commenté est surligné de jaune. Les commentaires seront affichés pour peu que le curseur de la souris reste sur le texte pendant quelques secondes.

Cliquez sur Insertion, Insertion automatique puis sur Insertion automatique... dans le menu déroulant. Cochez la case Afficher le conseil de saisie semi-auto si elle ne l'est pas. cliquez sur OK. Lorsque vous commencez à saisir un élément défini comme une insertion automatique dans votre document, l'insertion vous sera suggérée dans une infobulle. Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier pour l'accepter.

La correction automatique est généralement utilisée pour rectifier les fautes de frappe. Mais vous pouvez la paramétrer pour procéder à des insertions automatiques de façon plus pratique. Cliquez sur Insertion, Insertion automatique puis sur Insertion automatique... Sélectionnez l'onglet Correction automatique.Sous la mention Remplacer, tapez le mot que vous voulez changer par un autre : par exemple, tapez "pdt". Sous la mention Par, tapez le mot que vous voulez afficher automatiquement : "président". Validez en cliquant sur OK. Chaque fois que vous taperez "pdt" dans votre document, ces trois lettres seront remplacées automatiquement par "président" suivant d'un espace. Vous pourrez toujours supprimer cette correction automatique en ouvrant la fenêtre, en sélectionnant le mot et en cliquant sur Supprimer, puis sur OK.
Si vous remarquez des répétitions dans votre texte, vous pouvez utiliser le dictionnaire de synonyme de Word. Pour cela, cliquez sur le bouton droit sur le mot à remplacer puis cliquez sur Synonyme. Une liste de mots synonymes du mot sélectionné apparaît alors. Vous n'avez alors plus qu'à choisir celui qui vous convient.

La technique qui est de loin la plus simple pour créer un index consiste à l'élaborer manuellement.
Dans le menu Insertion/Table et Index, choisissez Marquer entrée.
S'ouvre une boîte de dialogue permettant de sélectionner, les uns après les autres, les mots à intégrer.
Retournez dans le menu Table et Index. Ensuite, cliquez sur OK pour créer votre index.
Cette manipulation reste la meilleure pour réaliser ponctuellement une telle opération.

Cependant, si vous avez l'habitude d'écrire des documents sur un même sujet, avec un index peu ou pas identique, pourquoi ne pas recourir à une indexation automatique ?
Pour cela, demandez Fichier/ Nouveau puis, dans le document vide, créez un tableau de deux colonnes avec un nombre de lignes suffisant pour contenir toutes les entrées. Peu importe si des lignes restent vides.
Remplissez alors la première colonne avec les entrées à prendre en compte. Laissez vierge la seconde colonne.
Pour insérer un index automatique, placez simplement le curseur au point désiré puis, dans le menu Insertion/Table et Index, cliquez sur le bouton Marquage auto et ouvrez le Fichier de concordance que vous venez de créer.
Notez également que l'usage d'un index automatique n'interdit en aucune manière l'emploi d'un marquage manuel d'entrées supplémentaires dans le document : le logiciel prendra en compte les deux types d'entrées au moment de la création de votre index.

Sous ces noms mélodramatiques se cachent deux difficultés classiques de mise en page. Elles se traduisent par des effets inesthétiques qui interviennent lors de la coupure de paragraphes ou de sauts de pages. Dans le cas de la veuve, un saut de page coupe un paragraphe de telle manière que la nouvelle page commence par une ligne isolée, suivie immédiatement d'un paragraphe différent.

On parle d'une orpheline lorsque la première ligne d'un paragraphe s'affiche au bas d'une page, tandis que les autres s'inscrivent sur la page suivante. Word permet d'éviter automatiquement ce genre de désagréments. Pour cela, sélectionnez le ou les paragraphes concernés, puis rendez-vous dans le menu Format/Paragraphe (ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur le texte sélectionné, puis activez l'entrée Paragraphe dans le menu contextuel). Puis enfin, à l'onglet Enchaînement, cochez la case Eviter les veuves et les orphelines. Cependant, cette option reste inactive si les paragraphes en question ne dépassent pas deux ou trois lignes. Pour éviter la coupure de tels passages, il faut recourir à une autre fonctionnalité, située dans la même boîte de dialogue : Lignes solidaires. Il existe également une option Paragraphes solidaires utilisée pour éviter tout saut de page entre plusieurs paragraphes sélectionnés.
Une gouttière désigne l'espace réservé à la droite d'une colonne d'un tableau, dans laquelle il est impossible d'écrire.
Pour manipuler ce paramètre, sélectionnez les colonnes à modifier, puis faites apparaître le menu. Demandez Tableau/Taille des cellules, en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le tableau et en optant pour Taille des cellules ou, plus simplement encore, en double-cliquant sur l'un des taquets de tabulation repérant les colonnes, sur la règle. Rendez-vous ensuite dans l'onglet Colonne et ajustez la taille indiquée dans le champ Espace.
Pour afficher l'aperçu du contenu et des propriétés d'un fichier, cliquez sur Ouvrir dans le menu Fichier. Dans la zone Regarder dans, cliquez sur le lecteur et le dossier contenant le fichier que vous souhaitez afficher. Dans la zone principale, cliquez sur le fichier voulu. Pour afficher un aperçu du contenu du fichier avant de l'ouvrir, cliquez sur le Bouton Aperçu. Pour afficher des détails tels que la taille du fichier et la date de sa dernière modification, cliquez sur le Bouton Détails. Pour afficher des propriétés relatives à ce fichier, (sujet, statistique), cliquez sur le Bouton Propriétés.
Affichez la page que vous voulez modifier en mode Aperçu avant impression. Cliquez sur le début du texte que vous souhaitez modifier. Cliquez sur le Bouton Loupe. Lorsque le pointeur en forme de sablier se transforme en pointeur barre, vous pouvez modifier votre document.
Du texte, des graphismes ou des bordures peuvent apparaître sur chaque page d'un document, sous forme de filigrane. Les filigranes sont crée en mode En-tête et pied de page. Les filigranes apparaissent comme les en-têtes et les pieds de page, automatiquement sur chaque page.
Si le filigrane altère la lisibilité du texte sur la page, vous pouvez l'éclaircir. Pour éclaircir le texte, choisissez une autre couleur à l'aide de la commande Caractères du menu Format. Les objets dessinés peuvent être éclaircis à l'aide de la commande Dessin du menu Format.
Pour mémoriser vos phrases types, telles que les formules de politesse, introductions, sigles, etc., commencez par taper une phrase. Dans le menu édition, choisissez l'option Insertion automatique. Saisissez dans le champ Abréviation un libellé qui permettra d'identifier la phrase type et cliquez sur le bouton Ajouter. Opérez de façon identique pour chaque expression. A partir de cet instant, pour insérez l'une de ces phrases types dans un document, il vous suffira d'utiliser l'insertion automatique et de cliquez sur le libellé correspondant à la phrase.
Lorsque vous sauvegardez un document en utilisant l'option Enregistrer sous et que vous lui attribuez le même nom que celui d'un fichier déjà existant, vous risquez de perdre définitivement ce dernier. Le même problème peut se poser si vous avez remanié un texte et que vous vous apercevez, après l'avoir enregistré, que la précédente version était plus conforme à vos souhaits. Pour éviter ce genre de désagrément, vous avez intérêt à créer une copie de sauvegarde, qui sera effectuée automatiquement lors de l'enregistrement du fichier. Pour cela, sélectionnez la commande Options du menu Outils, choisissez l'onglet Enregistrement et cochez la case Toujours créer une copie de sauvegarde. Vous pourrez aussi cliquer sur le bouton Options après avoir choisi l'option Enregistrer sous du menu Fichier. La fenêtre qui s'affiche est la même que celle ouverte lors de la procédure précédente. Pour accéder à cette copie de secours, il suffit d'aller dans le répertoire qui la contient : elle est reconnaissable à l 'extension de fichier .wbk et à son nom, qui commence par Copie de secours de suivi du nom du document sauvegardé. Après avoir cliqué deux fois sur le fichier de copie, vous retrouvez la dernière version enregistrée.
Rien n'est plus simple que de remplir la première ligne d'un tableau de libellés d'en-têtes. Mais lorsque le tableau en question couvre plusieurs pages, faut-il recopier cette ligne manuellement ? Pas du tout. Il suffit de la sélectionner (pour sélectionner rapidement une ligne, cliquez avec la souris sur le côté gauche dudit tableau) puis de se rendre dans le menu Tableau pour activer Titres.
La ligne se répétera alors automatiquement sur toutes les pages. A noter qu'il est possible de sélectionner plusieurs lignes pour les utiliser comme titres.
Attention, vous n'aurez la possibilité de voir ces titres que si vous passez en mode Page. De plus, sachez qu'ils ne se répètent qu'après un saut de page automatique et non manuel.

Dans un modèle ne figurent pas uniquement polices, formats de paragraphes et autres subtilités de mise en page. Y sont également stockées des données comme les insertions automatiques, les macros, etc. Lorsque ces informations se trouvent dans le modèle Normal, tout va bien. Elles restent disponibles avec tous les documents, quel que soit le modèle sur lequel le document en cours est basé. En revanche, si vous avez déterminé certains paramètres dans un modèle de votre cru, ceux-ci ne seront pas immédiatement disponibles. Pour exploiter ces éléments, il existe trois possibilités.
1) Rien n'interdit de changer de modèle. Pour cela, il suffit de se rendre dans le menu Fichier/Modèle puis, à la rubrique Modèle, de cliquer sur le bouton Attacher et, enfin, de trouver le fichier correspondant. Inconvénient : cette technique écrase le modèle précédent et vous perdez ainsi votre premier ensemble de paramètres.
2) Vous pouvez également intégrer au modèle Normal les différents éléments d'un autre modèle. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Organiser. Apparaît alors une boîte de dialogue avec plusieurs onglets. Libre à vous d'y manipuler les styles, les insertions automatiques, les barres d'outils ou les macros de la même manière qu'avec le fichier NORMAL.DOT. Il suffit, dans l'onglet concerné, de copier les éléments de la source vers le modèle Normal. Par défaut, la source n'est autre que le document en cours. Si vous désirez utiliser des styles depuis un modèle qui n'est pas en cours, cliquez d'abord sur le bouton Fermer Fichier puis sur Ouvrir fichier. Choisissez alors votre fichier .DOT.
3) La dernière opération est peut-être la plus intéressante. Elle consiste à donner à un modèle la qualité de Global. Il est alors à disposition de tous les documents ouverts. Pour cela, toujours dans le menu Fichier/Modèle, cliquez sur le bouton Ajouter dans la rubrique Modèles globaux et programmes complémentaires.
Choisissez votre fichier, sans oublier de cocher la case apparaissant devant son nom à l'intérieur de la liste. A partir de ce moment, les styles, insertions automatiques et autres macros seront accessibles par tous les fichiers. Il est également possible d'obtenir le même résultat en plaçant le fichier concerné dans le répertoire Démarre de Word. Votre fichier .DOT s'affiche alors automatiquement dans la liste des modèles globaux.
Une fois défini comme global, le modèle se chargera lors du lancement de Word, ce qui peut vous créer tôt ou tard certains problèmes de mémoire. Rien ne vous empêche alors de décharger le modèle, soit en le sélectionnant puis en cliquant sur Retirer (son nom disparaît alors de la liste) ou, plus simplement, en invalidant la case à cocher. Il devient alors plus simple de le rappeler pour une utilisation ultérieure.