COMMENT PRESENTER UNE LETTRE

Contexte

Une lettre qu’elle soit tapée ou rédigée doit être présentée suivant certains principes destinés à mettre en lumière les coordonnées de l’expéditeur, ses références, celles du destinataire et la date de l’envoi.
La présentation doit être nette et soignée pour que le destinataire vous lise et vous comprenne donc plus aisément. Une bonne présentation est aussi une marque de professionnalisme et de respect.

Formule de politesse Destinataire

Les formules de politesse diffèrent suivant la fonction supérieure du destinataire ou au contraire votre degré de familiarité avec celui-ci.

Structure / Contenu

Introduction : Vous mentionnez le lieu et surtout la date de votre lettre en haut et à droite. Puis vous laissez un espace de quatre lignes pour écrire vos coordonnées.

Développement : En haut à gauche vous notez toutes vos coordonnées : nom, prénom, adresse complète, téléphone mobile et portable ou/et téléphone travail.
Vous taper un espace puis vous mentionnez sur la droite de votre feuille les coordonnées précises de votre destinataire : Nom, prénom et adresse.
Vous descendez de trois, quatre lignes pour inscrire la rubrique objet et/ou références en début de paragraphe sur la gauche
Ensuite, après un bon espacement, vous mentionnez le sexe de la personne (Monsieur, Madame, mademoiselle et sa fonction éventuelle)

Conclusion : Vous faites deux espaces pour rédiger la lettre elle-même Le fond de la lettre précise l’objectif de la lettre à travers une rédaction bien précise et argumentée. Vous terminez par la formule de politesse. Vous n’oubliez pas de signer plus bas

LETTRE MANUSCRITE OU DACTYLOGRAPHIEE

Contexte

A l’ère de l’informatique vous hésitez dans certains cas à écrire une lettre à la main ou à la taper.

Formule de politesse Destinataire

Je vous prie de recevoir, Monsieur, mes salutations respectueuses.

Structure / Contenu

Introduction : Vous devez vous poser plusieurs questions avant de choisir la forme manuscrite ou tapée. Dans quel domaine vous écrivez et à qui.

Développement :
Cadre professionnel :
A votre travail vous devez écrire votre correspondance en général de manière dactylographiée (sauf ajouts de détails de dernière minute ou explicatifs en courts mots ou post-it).
Cependant, si vous félicitez un supérieur ou un collègue, que vous connaissez très bien, pour une promotion, une nomination, un départ en retraite, une décoration, il sera plus cordial et plus personnalisé d’écrire à la main.
Cadre administratif ou juridique :
Il est préférable de dactylographier sa lettre mais ce n’est pas obligatoire, tout le monde ne sachant pas taper.
Cadre privé :
Pour tous les évènements exceptionnels de la vie heureux (naissance, baptême, mariage, anniversaire, réussite) vous devez prendre votre plume. Il en est de même pour tous les accidents tragiques de la vie (grave maladie, accident, décès).

Conclusion : Le plus important est tout de même que le fond soit bien argumenté et rédigé. Si la lettre est manuscrite elle doit être écrite de manière lisible et soignée.

LETTRE RECOMMANDEE OU LETTRE SIMPLE

Contexte

Vous hésitez suivant les situations à envoyer votre courrier en recommandée ou en lettre simple.
La question à vous poser est : Pourquoi ce envoi, à qui, dans quelles circonstances ?
Elle est obligatoire dans tous les cas où il faut conserver une preuve surtout dans le domaine juridique contentieux ou litigieux. Ma lettre simple par contre s’impose si elle est familiale, amicale ou n’a aucun besoin de servir de preuve.

Formule de politesse Destinataire

Je vous prie de recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

Structure / Contenu

Introduction : Vous rappelez à la personne qu’elle doit exécuter le contrat passé (précisions sur l’objet, les références et la date du contrat) ou se conformer à la loi.

Développement :
Lettre recommandée

• Domaine de la justice : Vous informez la personne soit d’une éventuelle saisie de la justice ____ (mise en demeure), soit vous saisissez un tribunal pour un  litige qui ne peut se régler autrement (injonction de payer ; de faire ; de ne pas faire ; plainte auprès du Procureur de la république, dossier de saisie de tout tribunal)
• Domaine de la consommation : Vous écrivez en recommandé en cas de rétractation, réclamation, contestation, litige.
• Domaine administratif : Il y a toujours des délais de contestation en matière administrative : Gardez une preuve de votre courrier : Non réception de vos droits, Recours gracieux, recours hiérarchique, recours devant un tribunal administratif.

Conclusion : Vous mettez le destinataire en demeure d’exécuter le contrat sous peine de saisir la justice. Vous demandez au tribunal de juger votre affaire

Pièces à joindre

Toutes preuves écrites antérieures (photocopies contrats, factures, courriers refus, procès verbal, attestations témoins et autres).

Type d’envoi

Lettre recommandée avec accusé de réception pour tout ce qui relève du litige.
Lettre simple pour ce qui relève du privé (sauf en cas de litige familial : divorce, conflits entre héritiers et autres).