Répondre à ces questions pour identifier une lettre :
A qui est destinée la lettre ?
• Identifier le destinataire :
- Nom du client ou de la société et adresse postale précise (gagner du temps dans l'acheminement du courrier), - Si l'interlocuteur, dans la société, est clairement identifié, on peut ajouter "à l'attention de Monsieur ou Madame .. " - Référence de notre interlocuteur s'il en donne une dans son courrier.Par qui est-elle rédigée et signée ?
• Identifier, personnaliser sont des verbes-clés de la relation ; ils s'appliquent autant au client qu'à nous-mêmes : L'auteur d'une lettre s'identifie de trois façons complémentaires :
- Notre référence,
- La mention " votre interlocuteur pour cette affaire est Monsieur ou Madame",
- La signature qui doit être identifiable soit directement lorsqu'elle est lisible soit, plus généralement, par l'indication en clair du nom du signataire.
Le signataire n'est pas toujours l'auteur mais il a engagé sa responsabilité.Quand ?
• La date d'une lettre est importante : elle permet de la situer dans la chronologie de l'affaire. En cas de litige, un document non daté est sans valeur.
Pourquoi ?
• C'est l'objet de la lettre.Il permet, à celui qui la reçoit, de se remettre en mémoire la nature du problème avant de prendre connaissance du corps de la lettre. Il peut aussi faciliter le classement du courrier : éviter par conséquent d'écrire en objet : "réponse à votre lettre du…" : écrivez par exemple : " nouveau produit".
