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Comment mettre en forme :
Le corps de la lettre
Une fois les idées sélectionnées et ordonnées, il reste à trouver : une entrée en matière et une fin.
• L'entrée en matière la plus simple consiste à reformuler le problème posé par le client.
Si notre lettre n'est pas une réponse, mais une lettre d'information ou de promotion, on peut
néanmoins commencer par le problème à résoudre auquel notre proposition apporte une solution.
Ce que je connais le mieux, c'est mon commencement. Il suffit de s'adresser à l'autre en évoquant son problème.
• La fin d'une lettre a des chances de marquer (on retient mieux ce que l'on a lu ou vu en dernier); il y a donc intérêt à terminer, autant que possible, par une proposition positive pour le client. On peut, au moins, proposer ses services au client :
- Pour la suite de l'affaire,
- Pour l'avenir en général
Ce qui reste, c'est la fin : faisons en sorte qu'elle soit positive et ouverte.
• Les mentions de circonstance :
- Pièces jointes : il faut indiquer leur nombre de façon claire, Le nombre doit être compréensible
pour le signataire comme pour le lecteur. Si vous joignez 3 annexes de 2 feuillets reliés
chacune, écrire "PJ : 3 annexes".
- Post-scriptum : il permet de réparer un oubli. A ce titre, il est préférable de l'éviter. On peut l'utiliser - sans excès - pour mettre en valeur une idée ou une proposition. Par exemple, dans la correspondance commerciale : "PS : délai pour bénéficier de cette offre : deux semaines".
